Een online of hybride tombola organiseren?

Digitale hulpmiddelen kunnen namelijk soms afschrikken, omdat er zoveel instellingen en nieuwe begrippen bij komen kijken. Maar geen paniek! Het team van GoTombola is er om je stap voor stap te begeleiden bij het opzetten van je online tombola en om je zo veel mogelijk voordeel te laten halen uit deze hulpmiddelen die, laten we eerlijk zijn, het dagelijks leven een stuk eenvoudiger maken!

Waarom een online of hybride tombola organiseren?

Laten we eerst kijken naar de voordelen van het volledig of gedeeltelijk online organiseren van je tombola:

1. Je kunt snel van start gaan

Met online betalen hoef je niet te wachten tot de papieren tickets aankomen om je tombola te lanceren. Zodra je digitale hulpmiddelen klaarstaan, kun je meteen over je tombola communiceren en geld inzamelen.

2. Je bent zichtbaar voor meer mensen

Dankzij een link die op elk medium snel bereikbaar is, kun je zowel op de sociale netwerken en via e-mail communiceren als op papier, met name met een QR-code als je onze diensten gebruikt. Zo wordt het gemakkelijker om flyers achter te laten bij winkeliers en sponsors van je tombola, en deelnemers kunnen onmiddellijk met hun bankkaart betalen.

3. Je kunt in alle uithoeken van de wereld geld inzamelen

Online betalen stelt je in staat om bij meer mensen geld in te zamelen. Naast je leden kun je mensen bereiken die zich verbonden en/of betrokken voelen bij je zaak en die zich in alle uithoeken van de wereld bevinden. Dat kan de tante zijn van een van je leerlingen die in de VS woont, of iemand in Parijs die zich zorgen maakt over ontbossing (terwijl je vereniging in Marseille zit), of de alumni van je oud-leerlingenvereniging. De mogelijkheden zijn eindeloos, dus is de kans groter dat je zo veel mogelijk geld inzamelt met zo weinig mogelijk inspanning.

4. Je hebt je inzameling beter onder controle

Laten we eerlijk zijn: een leger verkopers van deur tot deur sturen werkt, maar op het vlak van beheer is het wat ingewikkelder. Er gaat veel geld overal rond en het wordt moeilijk om alles nauwgezet op te volgen. Dankzij online betalen is het ingezamelde geld veilig en komt het rechtstreeks op de bankrekening van de vereniging terecht. Als je bovendien een dienst als GoTombola gebruikt, zamel je het geld in naarmate de betalingen binnenkomen. Zo zwerven er geen biljetten en kleingeld meer rond.

5. Je geeft deelnemers meer zelfstandigheid

Als je de ticketverkoop tijdens een evenement organiseert, kun je deelnemers namelijk aanbieden om desgewenst rechtstreeks online met hun mobiele telefoon te betalen. Dat bespaart je aanzienlijk veel tijd en maakt het kasbeheer veel vlotter.

6. Je kunt digitale prijzen aanbieden

Tot slot wordt het door het digitale formaat interessanter om gedematerialiseerde prijzen zoals cadeaubonnen aan te bieden. Daardoor worden je prijzen aantrekkelijker, wat de deelname kan verhogen.

En niet te vergeten: als je een dienst als GoTombola gebruikt, kun je bij de betaling van de tickets ook donaties inzamelen. Omdat de deelnemers zich al sterk betrokken voelen bij de zaak van je vereniging, hebben ze er geen probleem mee om naast hun deelname 1 of 2 euro te doneren.

Zo organiseer je je online of hybride tombola

1. De tombola opzetten

Stel je in het begin dezelfde vragen als bij een niet-digitale tombola.

• Welk project wil je financieren?
• Op welke dag vindt de trekking plaats?
• Wat worden de prijzen, en vooral de “hoofdprijs” of hoofdprijzen?
• Hoeveel gaat een ticket kosten?
• Hoeveel wil je inzamelen?

Vervolgens, aangezien je de digitale hulpmiddelen wilt gebruiken die je ter beschikking hebt, is het eenvoudiger en efficiënter om over je tombola of loterij te communiceren en die op de sociale netwerken te promoten; daarvoor moet je weten:

• Welke digitale community ga je aanspreken?
• Over welke sociale netwerken beschikt de vereniging?
• Waar bevindt zich je grootste community?

Merk op dat de 3 sociale netwerken die verenigingen het meest gebruiken Facebook, Twitter en Instagram zijn, waarbij Facebook het sociale netwerk is dat bijeenkomsten rond gemeenschappelijke interesses het sterkst bevordert, dankzij de functies “groepen” en “evenementen”. We raden je dus aan om minstens op een van deze 3 sociale netwerken aanwezig te zijn en regelmatig over je activiteit te communiceren terwijl je met je community in contact blijft.

2. De digitale hulpmiddelen opzetten

Voor het inzamelen van geld

Kies eerst een platform waarop je je tombola verspreidt. Als je al een website hebt, maak dan een nieuwe pagina aan en zet er alle informatie op die je in de eerste stap hebt verzameld.

Als je geen website hebt, zijn er hulpmiddelen beschikbaar waarmee je snel een pagina kunt maken.

Zodra je pagina klaar is, moet je bezoekers meteen hun tickets kunnen laten kopen. Daarvoor kies je een betaalplatform voor bankkaart en/of overschrijving zoals Paypal of Stripe en verbind je dat met je webpagina en met je bankrekening.

Als deze instellingen je te tijdrovend en/of te ingewikkeld lijken: er bestaan kant-en-klare platforms waarmee je je online tombola met één klik kunt lanceren, zoals GoTombola. Met een paar klikken maak je je eigen persoonlijke webpagina, met geïntegreerde betaalmethode die verbonden is met de bankrekening van je vereniging.

Voor de verspreiding en de promotie van de tombola

Het fundamentele punt om een tombola te laten werken is de communicatiestrategie! Zorg dat alles in je voordeel speelt door alle hulpmiddelen voor te bereiden waarmee je je tombola bij zo veel mogelijk mensen kunt promoten en zo veel mogelijk geld kunt inzamelen!

Denk er daarvoor aan om het volgende voor te bereiden:

• promotiebeelden voor de sociale netwerken
• video’s die de vereniging en haar vrijwilligers voorstellen (als zij dat wensen)
• een video met de ambassadeur
• een video met de sponsors die over de tombola komen praten
• de communicatie over de trekking (live of niet, op welk platform enz.)