In het kort
Een tombola organiseren betekent een doel vastleggen, vóór de verkoop nagaan wat je gemeente vraagt, prijzen verzamelen, loten verkopen en een openbare, controleerbare trekking houden. Reken op ongeveer twee maanden voorbereiding: de regels regel je eerst, pas daarna verkoop je.
Deze gids geeft praktische richtpunten; hij vervangt de officiële teksten en het advies van je gemeente niet. De geciteerde regels komen uit de bronnen onderaan de pagina, op de vermelde datum.
De acht stappen
- Leg het doel vast. Wat de tombola financiert (een schoolreis, materiaal, een goed doel), het netto bedrag dat je wilt ophalen en de datum van de trekking.
- Ga na wat je gemeente vraagt. Wie mag organiseren, valt je tombola onder de uitzondering of heb je een toelating nodig, welke prijzen mogen. Vóór elke verkoop — details hieronder.
- Bereken de prijs en het aantal loten. Vertrek van het doel en van het aantal realistische kopers; zie Wat mag een tombolalot kosten?.
- Verzamel de prijzen. Handelaars, sponsors, schenkingen: één hoofdprijs die doet kopen, daarna variatie; zie Ideeën voor tombolaprijzen.
- Bereid de verkoop voor. Lotenboekjes voor de verkopers, verkooppunten, het innen van het geld: wie verkoopt, wie int, wie maakt de rekening op.
- Maak de tombola bekend. Een affiche met de prijzenlijst en de datum van de trekking, een bericht aan de ouders of leden, sociale media, herinneringen voor het einde van de verkoop.
- Trek de winnaars. Lotenlijst afgesloten, toeval dat niemand stuurt, trekking in het openbaar; zie Hoe doe je een eerlijke trekking?.
- Maak de uitslag bekend en geef de prijzen af. Maak de winnaars bekend, regel het afhalen van de prijzen, sluit de rekeningen af en bedank sponsors en verkopers.
De planning
| Wanneer | Wat |
|---|---|
| 8 weken vooraf | Doel, datum van de trekking, team; contact met de gemeente |
| 6 weken vooraf | Eerste prijzen bevestigd; prijs en aantal loten vastgelegd |
| 4 weken vooraf | Akkoord of erkenning van de gemeente; loten of boekjes klaar; affiche en prijzenlijst |
| 4 weken tot 1 dag vooraf | Verkoop; wekelijks overzicht van verkochte loten en geïnd geld; herinneringen |
| Dag van de trekking | Einde verkoop, openbare trekking, bekendmaking van de winnaars |
| Tot 2 weken erna | Prijzen afgegeven, rekeningen afgesloten, bedankingen, lessen voor volgend jaar |
Deze planning is een richtpunt, geen verplichting: een kleine schooltombola is in een maand klaar, een tombola op een gala vraagt meer tijd.
De regels in België
De wet van 31 december 1851 op de loterijen verbiedt loterijen, behalve met toelating. Sinds 11 september 2022 mogen verenigingen die erkend zijn door het college van burgemeester en schepenen maximaal vier keer per jaar een tombola organiseren ten voordele van een sociaal of filantropisch doel, met een zeer beperkte inzet en prijzen van geringe waarde. Of jouw tombola onder die uitzondering valt of een toelating vraagt: vraag het eerst aan je gemeente.
Goed verkopen
- Eén verkoper, één boekje: elke vrijwilliger, leerling of speler weet hoeveel hij verkocht en geeft het geld terug met de strookjes.
- Elke week een overzicht: verkochte loten, geïnd geld, boekjes die nog niet terug zijn. Daar haal je achterstand in, niet de avond ervoor.
- De prijzenlijst in de kijker: mensen kopen een prijs die ze willen, geen lot.
- Eén einddatum, overal vermeld: de verkoop versnelt in de laatste dagen.
Veelgestelde vragen
Reken op ongeveer twee maanden. Neem eerst contact op met je gemeente en verkoop niets voor je weet wat ze vraagt; prijzen en loten bereid je intussen voor.
In de praktijk organiseert de vereniging die aan de school verbonden is (oudervereniging, vriendenkring) de tombola, omdat zij rechtspersoonlijkheid heeft. Vraag bij je gemeente na of ze erkend is.
Onder de uitzondering die sinds 11 september 2022 geldt, maximaal vier per jaar voor verenigingen die erkend zijn door het college van burgemeester en schepenen.
De uitzondering van 2022 gaat over prijzen van geringe waarde. Vraag bij je gemeente na welke prijzen ze aanvaardt.
Samengevat
- Een doel, een datum, een team: daar begint alles.
- De regels regel je vóór de eerste verkoop, bij je gemeente.
- Prijs, aantal loten en prijzen bereken je vanuit het doel.
- Een openbare, controleerbare trekking en een gepubliceerde uitslag.
Hoe GoTombola helpt
GoTombola brengt die stappen samen: de campagne en haar toelating, online verkoop en papieren lotenboekjes met je verkopers, betalingen rechtstreeks op je eigen rekening, het opvolgen van de verkoop en een gecertificeerde trekking die iedereen kan nagaan.